Het belang van project management voor succesvolle projecten

Reading Time: 4 minutes

Er is een spreekwoord; “je kan niet leren fietsen op een seminar” en het past perfect bij project management. Alles in project management draait om een pragmatische aanpak. Het is niet als andere disciplines waar je succesvol kan zijn door fouten te maken. Het is daarnaast niet makkelijk om een project op tijd en binnen budget te voltooien. Elke project heeft unieke uitdagingen en deadlines, daarom hebben wij een vaste methode die we aanhouden om projecten in een goede baan te leiden.

Waarom is project management belangrijk?

Bron: PMI 2018

Verlies van ROI: Door slecht project management kan er tot 10% verlies van return of investment optreden. Een slechte start resulteert in een sub-optimaal product, wat vervolgens weer zal resulteren in resultaten die tegenvallen. Dit kan op worden gevangen door duidelijke metrics te stellen en het team op de hoogte te stellen van KPI’s.

Budget leaks: Dit komt neer dat er tot 32% van de investering verloren kan gaan. Dit komt meestal in de vorm van verloren uren, radiostiltes van zowel de kant van de klant als het team, maar ook in de vorm van onnodige meetings of email reeksen.

Project fails: In de praktijk falen tot 39% van de projecten door geen- of slecht project management. Het scenario waar een project in complete chaos uitmondt, vaak door onduidelijke afspraken of verkeerde verwachtingen. Dit kan uiteraard op worden gevangen door voorhand duidelijke afspraken te stellen.

Scope Creep: Tot 52% van de slecht gemanagede projecten ervaren scope creep. Dit is het onvrijwillig toevoegen van werkzaamheden aan de scope of work. Slecht voor de opdrachtgever naar er onverwacht meer budget uit moet worden gegeven, maar ook finest voor de relatie tussen studio en klant. Daarom is het zeer belangrijk dat de workflow duidelijk is, wat er gebeurt binnen het budget en dat extra werkzaamheden apart worden gefactureerd, na akkoord.

Wat is project management?

Project management is het proces van een project in goede banen leiden. Waarbij de hoofddoelen liggen bij het op tijd behalen van de gestelde doelen, binnen het budget en met de hoogste kwaliteit. Hierbij heeft elk project 5 specifieke fases;

  • Intake
  • Planning
  • Uitvoering
  • Observatie en Controle
  • Afronding

Intake: De aanvang van elk project begint met het vaststellen van doelen, waarom het project nodig is, wat hiervoor nodig is en of het haalbaar is of niet. Daarnaast kijken we wie de stakeholders in het project zijn en waar bij de verschillende stakeholders de belangen liggen van het project zelf. Hieruit rollen de case en natuurlijk de resources die nodig zijn om het project te voltooien. Hierin wordt ook gekeken wat voor model wij hanteren voor het projectmanagement.

Planning: In deze fase kijken we naar de scope of work, de tijdlijn en de risico’s die mogelijk boven water komen in de verkenning. Dit vormt de basis voor een plan waarop volgende stappen en de rest van het project staan.

Uitvoering: In de uitvoering coordineren we teamleden en nemen we externe partijen aan om het project tot een succes te brengen. Door heldere communicatie tussen het team en de klant blijft het project op de rails. Daarnaast worden in deze fase ook budget en andere resources gealloceerd.

Observatie en Controle: De tijdlijn, het budget en de prestaties worden bij elke mijlpaal gecontroleerd. Zodat we tijdig aanpassingen kunnen doen in resources of budget. Zo zou je voor kunnen stellen dat we er achter komen dat bepaalde werkzaamheden extra uit moeten worden gevoerd, vanuit de strategische basis die we op hebben gesteld. Door deze reports voorkomen we grotere mijlpalen of een verschuiving van de deadline.

Afronding: De fase van het afronden van het project. Hier reviewen we het project en de deliverables en kijken we of we de doelen effectief hebben behaald. Daarnaast vindt er een handoff plaats van de deliverables gesteld en worden er indien nodig workshops gehouden. Intern kijken we naar verbeterpunten, vanuit eigen inzicht of feedback.

Onze tools

We gebruiken verschillende tools om onze projecten in goede banen te leiden. Hiermee faciliteren we een proces dat inzichtbaar is, duidelijkheid en gestelde doelen kan behalen.

Zoom: Voor meetings op afstand, waar in persoon meeten niet altijd de meest efficiƫnte oplossing is.

Ons eigen CRM: Voor het vastleggen en inzichtbaar maken van de mijlpalen, processen en documentatie.

Email automatie: Voor duidelijke voortgang binnen de mijlpalen.

Notion: Voor proces documentatie en duidelijke tracking van projecten intern.

Acuity: Voor het inplannen en afblokken van client meetings en presentaties.

Onze gouden regels

Projecten zijn vol met details en in een race met de tijd om op tijd op te leveren. Daarom gebruiken we een strategische aanpak in project management. Dit komt neer op onze 10 gouden regels om het gehele proces te stroomlijnen en succes te waarborgen.

1. Stel heldere doelen, een heldere scope en krijg goedkeuring van de shareholders.
2. Stel een team samen, om het probleem te tackelen.
3. Duidelijk formuleren van project rollen en verantwoordelijkheden.
4. Opstellen van het plan, met duidelijke update momenten.
5. Delegeren en prioriteiten stellen van taken.
6. Voldoende deliverables en middelen aangeleverd krijgen om het project succesvol te kunnen voltooien.
7. Regelmatig en goed communiceren met de stakeholders.
8. Regelmatige mijlpalen stellen om succes te meten.
9. Licht op de voeten blijven om te anticiperen op verandering.
10. Risico proactief blijven verminderen.

Dit vangt een aantal issues op, dat het succes van een project in gevaar brengen.
Nummer 1 is een gebrek aan middelen, dat kan budget zijn maar ook het niet (tijdig) aanleveren van middelen die we nodig hebben om verder te gaan in ons proces of op te leveren. Nummer 2 zijn niet helder gestelde doelen. Door onvoldoende documentatie of communicatie, waardoor resultaten tegenvallen of doelen in het algemeen niet worden behaald.
Nummer 3 zijn slecht gemanagede stakeholder verwachtingen, waardoor de project scope veranderd zonder goedkeuring van de stakeholders.


Laat je gegevens achter en wij komen zo snel mogelijk bij je terug.